Tại Điều 3, Nghị định số 45/2020/NĐ-CP đã giải thích từ ngữ như sau:

 Môi trường điện tử: là môi trường trong đó thông tin được tạo lập, cung cấp, trao đổi, thu thập, xử lý, lưu trữ thông qua mạng Internet, mạng máy tính, các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu.

 Thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử: là việc cơ quan, tổ chức, cá nhân tiến hành toàn bộ hoặc một số bước thực hiện thủ tục hành chính, thủ tục giải quyết công việc bằng phương tiện điện tử thông qua các dịch vụ công trực tuyến.

Bản sao điện tử: là bản chụp dưới dạng điện tử từ bản chính dạng văn bản giấy hoặc tập tin có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc, bản chính dạng văn bản giấy.

Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.

Là cơ quan tham mưu UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác chứng thực, sau khi UBND tỉnh Quảng Bình ban hành Công văn số 1238/UBND-KSTT ngày 16/7/2020 của về việc triển khai dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng dịch vụ công Quốc gia và công văn hướng dẫn của Sở Tư pháp, phòng Tư pháp đã tham mưu UBND huyện ban hành và ban hành các văn bản như Công văn số 1545/UBND-TP ngày 07/8/2020 của UBND huyện về việc phối hợp triển khai dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng dịch vụ công Quốc gia, Công văn số 43/TP ngày 13/7/2020 về việc đăng ký chữ ký số chuyên dùng theo ý kiến chỉ đạo của Phó Thủ tướng Chính phủ về triển khai dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính; Công văn số 54/TP ngày 31/7/2020 về việc thiết lập hệ thống tài khoản triển khai dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng dịch vụ công Quốc gia, Công văn số 70/TP ngày 26/8/2020 về việc thực hiện đăng ký tài khoản công dân trên Cổng dịch vụ công Quốc gia…

Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là dịch vụ công đem lại nhiều lợi ích cho cá nhân, tổ chức đặc biệt là trong quá trình tiến tới Chính phủ số. Theo đó, cá nhân, tổ chức có thể sử dụng bản sao điện tử được chứng thực để nộp hồ sơ trực tuyến đối với các các thủ tục hành chính được cung cấp trên môi trường điện tử. Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác). Như vậy, người dân, doanh nghiệp có thể thực hiện trực tuyến hoàn toàn đối với đa số các TTHC đã được cung cấp trên môi trường điện tử, loại bỏ tình trạng phải nộp bản sao chứng thực/xuất trình bản giấy để xác minh lại hồ sơ. Bản sao chứng thực điện tử được ký số và đóng dấu bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác và có thể sử dụng lại nhiều lần.

Thực hiện sự chỉ đạo của UBND tỉnh, UBND huyện đã phối hợp với Sở Tư pháp, Trung tâm Công nghệ Thông tin chuẩn bị các điều kiện cần thiết như đăng ký cấp chứng thư số, phân quyền quản lý tài khoản, cử công chức tham gia Hội nghị tập huấn nghiệp vụ, gửi Tài liệu hướng dẫn và hướng dẫn Phòng Tư pháp, UBND cấp xã triển khai cung cấp dịch vụ Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính theo quy định. Theo đó, công chức tư pháp của Phòng Tư pháp và UBND cấp xã đã được tập huấn, giới thiệu về hình thức cấp bản sao điện tử quy định tại Điều 10, Nghị định 45/2020/NĐ-CP và cách tạo lập bản sao điện tử để thực hiện ký số.

Bên cạnh đó, UBND huyện đã chỉ đạo UBND các xã, thị trấn chuẩn bị hạ tầng mạng, bố trí máy vi tính, máy scan tại đơn vị mình, đồng thời giao các phòng liên quan mua sắm các máy tính, máy scan mới tại Trung tâm giao dịch một cửa liên thông huyện và Phòng Tư pháp để phục vụ cho công tác chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Hiện nay, tại Phòng Tư pháp huyện đã thực hiện song song việc trả kết quả bằng bản giấy và bản điện tử khi người dân có địa chỉ mail cá nhân và có nhu cầu.

Đối với UBND các xã, thị trấn, việc triển khai công tác chứng thực bản sao điện tử từ bản chính vẫn còn nhiều khó khăn. Qua khảo sát tại 26 xã, thị trấn trên địa bàn huyện, do điều kiện kinh phí còn hạn chế nên chưa có đơn vị nào bố trí máy scan để thực hiện việc tạo bản sao. Ngoài ra, vẫn còn một số xã bố trí 2 công chức Tư pháp – Hộ tịch dùng chung một máy vi tính nên không tạo thuận lợi cho công chức trong thực hiện nhiệm vụ. Để thực hiện việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính phải gồm 03 đối tượng: công chức tiếp nhận hồ sơ tạo bản sao, lãnh đạo ký và văn thư đóng dấu. Tuy nhiên, chỉ có công chức tiếp nhận hồ sơ tạo bản sao được tập huấn còn 02 đối tượng khác thì chưa được tham gia. Bên cạnh đó, quy trình thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính cần phải có địa chỉ email của người dân, doanh nghiệp để trả kết quả nhưng đa số người dân chưa có địa chỉ email và chỉ có nhu cầu trả kết quả bằng bản giấy.

Nhằm đôn đốc UBND các xã, thị trấn tăng cường triển khai dịch vụ chứng thực bản sao điện tử, UBND huyện đã ban hành Công văn số 462/UBND-TP ngày 26/3/2021 về việc phối hợp đẩy mạnh thực hiện dịch vụ chứng thực bản sao điện tử  trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Theo đó, UBND huyện yêu cầu UBND các xã, thị trấn quan tâm đảm bảo các điều kiện, trang thiết bị như hạ tầng mạng, chứng thư số, máy quét (scan)... để thực hiện chứng thực điện tử; yêu cầu Phòng Tư pháp và UBND các xã, thị trấn tiếp tục triển khai cấp bản sao điện tử theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, trong đó thực hiện việc trả kết quả bản điện tử, đồng thời với trả kết quả bản giấy khi thực hiện thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính.

Trong thời gian tới, để triển khai thực hiện tốt Nghị định của Chính phủ và các văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh, Sở Tư pháp về thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, thực hiện tốt chức năng phục vụ của cơ quan hành chính nhà nước đối với người dân, doanh nghiệp, cần sự chỉ đạo quyết liệt, sự quan tâm của các cấp chính quyền, sự nỗ lực của của cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ và sự phối hợp tích cực của nhân dân khi đến giao dịch. Đặc biệt, cần có sự hỗ trợ của cơ quan cấp trên về kinh phí để tăng cường cơ sở vật chất và đảm bảo các thành phần cán bộ, công chức thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được tập huấn đầy đủ./.

Hồng Bảy

Phòng Tư pháp huyện Lệ Thủy